Vi befinner oss i en annorlunda situation. Samhället har gått ner på lågvarv. Våra kalendrar är närmast befriade från fysiska möten. Betyder det att möjligheten att påverka beslutsfattare satts i karantän? Vårt raka svar är nej!
Till exempel arbetar nu bara bara 55 ledamöter i riksdagen. Det betyder att 294 ledamöter är på hemmaplan, runtom i hela landet. De är inte sysslolösa men inte lika upptagna som annars. Samtidigt fortsätter statliga utredningar som är viktiga för dig jobba som vanligt. Kommun- och regionpolitikers fokus på att hantera följderna av det rådande läget kan göra att vissa beslutsfattare paradoxalt nog får mindre att göra.
Var även proaktiv inför dess att krisen klingar av. Beslutsfattare behöver få del av perspektiv och lösningar från näringsliv och organisationer som kan underlätta krisen och vägen ur den. Sverige ska upp på banan igen och det kräver att det tas många, stora och viktiga beslut. Missa inte möjligheten att få fram dina förslag.
Här följer våra tips på konkreta aktiviteter för att lyckas med kommunikationen och påverkansarbetet i det rådande läget:
- Kartlägg tillgänglighet och belastning för de kontakter som är intressanta för dig. Vilka riksdagsledamöter är inte i tjänst i riksdagen? Vilka myndigheter är inte direkt upptagna av krishantering? Vilka viktiga lokala och regionala beslutsfattare är mer tillgängliga? Hur jobbar viktiga statliga utredningar som påverkar dig?
- Anpassa din kommunikation efter hur belastade mottagarna är av den pågående krisen (se kategorier nedan). Har du lösningar som underlättar den direkta krisen? Har du konkreta förslag om vad som behövs för att komma på fötter efter krisen? Har du en långsiktig agenda?
- Använd även den här tiden för att stärka er interna kapacitet. Är strategin för de kommande månaderna och på längre sikt genomtänkt? Är viktiga medarbetare utrustade att fungera som talespersoner? Har ni identifierat allierade för att öka trycket i era frågor?
Vi har valt att dela in beslutsfattare och andra intressenter i tre kategorier; Krishanterarna, De opåverkade och De undersysselsatta:
Krishanterarna
I den pågående krisen finns en grupp beslutsfattare och myndigheter som har fått en ordentligt ökad belastning. Det är de som är ansvariga för att hantera krisen och har därför inte utrymme för annat.
Tips:
- Respektera att denna kategori av politiker och tjänstemän har annat för ögonen. Skicka inte inbjudningar och inspel till dessa ifall du inte har lösningar på akuta problem på krisen.
- Kan du bidra konkret till att underlätta krishanteringen – ta direkt kontakt via mail.
- Fokusera din kommunikation helt på korta direkta digitala möten för att få fram ditt erbjudande om stöd i krisen.
De opåverkade
Samtidigt som krisen pågår finns det också delar av det offentliga där verksamheten för myndigheter och beslutsfattare fortsätter som vanligt om än i delvis andra former.
Tips:
- Kartlägg vilka av de ca 120 pågående statliga utredningarna som berör din verksamhet.
- Arrangera ett digitalt möte med utredningen eller myndigheten för att diskutera de frågor och perspektiv som berörs av utredningens uppdrag eller myndighetens verksamhet.
- Bjud in utredningen eller myndigheten till ett digitalt studiebesök. Ta med gästerna på en tur i din verksamhet, låt dem träffa viktiga medarbetare och experter, diskutera och ställa frågor digitalt.
- Bjud in kunder, kontakter och representanter för utredningen eller myndigheten till rundabordssamtal i digital form. Skapa ett öppet diskussionsklimat med hjälp av en bra samtalsledare. Öppna för interaktivitet där ni tillsammans formulerar viktiga slutsatser.
De undersysselsatta
Samtidigt som krisen pågår finns det många beslutsfattare som fått mindre att göra. De har kvar sina jobb, men deras vanliga frågor får ingen uppmärksamhet i debatten och de vanliga processer de arbetar i är satta ur spel. Dessa är i många fall mer tillgängliga än vanligt, och är därmed mer mottagliga för inspel, även för frågor som inte är kopplade till krisen.
Tips:
- Identifiera vilka frågor som du kan bidra i med relevans. Fokusera på mer långsiktiga frågor. Ekonomi, jobb, företagande, återuppbyggd krisberedskap och trygghet är frågor som kommer att ta stor plats på agendan framåt.
- Bjud in dina målgrupper och arrangera webbinarium – allt vi normalt gör på plats kan göras online. Viktigt med ett genomtänkt körschema och stöd av moderator för smidiga events. Glöm inte att göra ett test internt först så att ni får en känsla för hur det fungerar. Tänk också på att det nu är lättare att få med deltagare från hela Sverige.
- Frukost- eller lunchseminarium med panel. Låt alla deltagare samlas över morgonkaffe, eller testa att bjuda deltagarna på en lunch som kommer hem med bud. Använd interaktivitet för att belysa och ge plats åt frågor. Varför inte anordna en digital omröstning för att få en bild av läget i din fråga?
- Rundabordssamtal – säkra upp ett mindre antal deltagare i ett rundabordssamtal online för att skapa en närmare relation och hitta fram till gemensamma beslut och ståndpunkter. Använd interaktiva funktioner för att tillsammans skapa policy.
- Mingel – klart du ska ha fredagsmingel. Bjud in, uppmana alla att slappna av med något gott i glaset, slå på lite musik, ha en kortare inspirationsföreläsning på 20 minuter. Använda interaktiva funktioner för frågor och diskussion.
Glöm inte er själva
Utöver möjligheterna att fortsätta jobba med kommunikation och påverkan finns nu tid att utvecklas internt. Samlas för workshops och ta fram ny policy, utveckla befintliga förslag och konkretisera det som ni vill få ut av ert påverkansarbete.
- Samlas till workshops internt för att konkretisera era förslag och underlätta påverkansarbetet framåt. Ta tillfället i akt att utarbeta en genomtänkt och utförlig public affairs-plan för sommaren, hösten och nästkommande år.
- Stärk din kapacitet för kommunikation. Ge dig själv och viktiga medarbetare ett kunskapslyft genom talesmannaträning, bygg upp dina talespersoner och gör det möjligt att lyfta profiler. Råd om hur finns i Paues Åbergs guide ”Så profilerar du en talesperson”
- Identifiera dina allierade och samla er till en arena där ni tillsammans utvecklar policy som kan rullas ut via påverkan längre fram. Gör grundarbetet. Ta tag i taktpinnen och stå för inbjudan. Ha en tydlig idé om vad som ska uppnås för att öka kraften i påverkansarbetet.
Paues Åberg står beredda att bidra till smidig och bra dialog med beslutsfattare. Vi har lösningarna för tipsen ovan. Kontakta Fredrik Saweståhl eller Martin Persson för mer information.
Om du inte redan har gjort det, ladda ner senaste utgåvan av Politiska Dagar för att hålla koll på vilka viktiga händelser som är påverkade av pandemin.
