Vad behöver ledningar och styrelser göra innan, under och efter en kris för att underlätta och stötta kommunikationsarbetet? Och kanske än mer intressant – vad ska de låta bli att göra? Det var frågor som diskuterades i Frukostklubben den 2 september som hölls i samband med lanseringen av Paues Åbergs nya guide ”Kriskommunikation – en fråga om tillit”.
Webbinariet, som leddes av Paues Åbergs Marcela Sylvander, gästades av Agneta Franksson och Katarina Grönwall, båda med stor erfarenhet av kommunikation på styrelse- och ledningsgruppsnivå. Agneta är bland annat är styrelseordförande i Specialplast Wensbo AB och Ekebygruppen samt ackrediterad lärare på Styrelseakademien. Katarina har en lång och bred erfarenhet av kommunikation på ledningsgruppsnivå från bl.a. Sweco AB, där hon idag är Chief Communications Officer, och från motsvarande tjänst på Skanska. Under samtalet bjöd de på en mängd kloka insikter och konkreta råd utifrån sina egna erfarenheter.
Agneta Franksson tog upp bland annat upp vikten av att riskinventeringar görs tillräckligt ofta och att de hamnar på rätt nivå:
”En brist jag ser är att riskinventeringar görs för sällan, och då gäller det att ligga på som styrelse och säga att ’nu gör vi den här’, trots att alla tycker att de har så mycket att göra. Men så gör vi den, och efteråt säger alla ’vad skönt!’. Och det som händer när vi gör styrelsens riskanalys är att det blir en åtgärdsplan som sedan finns med på alla kommande möten.”
Agnetas insikt stämde också väl överens med vad deltagarna på Frukostklubben upplever, där hela 98 procent svarade ja på frågan: Känner du att det finns risker i din organisation som borde lyftas och förberedas bättre?
Kriskommunikation – och resultatet av den – styrs i hög grad av kulturen i organisationen, menade Katarina Grönwall:
”Man övar bara på de uppenbara riskerna”. Det hjälper väldigt mycket om det finns en organisation med en öppen och transparent kultur, och en stor portion tillit mellan kommunikationschefen och vd och andra ledningsfunktioner. Det hjälper väldigt mycket när det smäller till att den tilliten finns. Det behövs också finnas någon form av strategi och struktur för hur informationen ska flöda, och i vissa fall ett särskilt protokoll som ska följas. Det måste finnas på plats.”
”Ni har säkert varit med om att vd och styrelse plötsligt anmäler sig som kommunikationsexperter eller att styrelsen kommer med sina egna konsulter.”
Hon tog upp en utmaning som många kommunikatörer i både stora och små bolag sannolikt kan relatera till:
”Ni har säkert varit med om att vd och styrelse plötsligt anmäler sig som kommunikationsexperter eller att styrelsen kommer med sina egna konsulter. Men det kan vara så att vd och styrelse är själva krisen, och man ska inte krishantera sig själv, det funkar sällan bra. Mandat, tillit och att alla håller sig till samma story. Det är det viktigaste.”
Agneta Franksson lyfte även ordning och reda som en av de viktigaste nycklarna till framgångsrik kriskommunikation.
”Se till att ha alla planer och policys på plats, det är en hygienfaktor och det är inte svårt. Det är inte så jätteroligt, men jobba igenom dem. Inom ramarna blir vi kreativa, brukar jag säga. Och som Katarina var inne på är mandat och ansvar viktiga frågor. Diskutera hur öppna, ärliga snabba vi kan vara.”
För att ta del av samtalet i sin helhet:
